“Sapere cosa stai andando a spendere,

vi aiuterà a rilassarvi e a concentrarvi su ciò che è importante”.

Ti sei mai trovato a scorrere le foto di destinazioni incredibili e a chiederti quanto ti costerebbe ESATTAMENTE visitarle? O semplicemente iniziare a controllare i prezzi ma rinunciare rapidamente dopo essere stati sopraffatti dal numero di cose di cui preoccuparsi?

Beh, è successo anche a me in passato, e so che è stressante. Perché le persone sono così febbrilmente inclini a pubblicare le loro foto di viaggio ma nessuno ti dice quanto spendono? Questa è una delle cose che mi interesserebbe di più, forse anche più delle foto!

Dopo la frustrazione iniziale di pianificare i miei primi viaggi, ho iniziato ad accumulare esperienza, e viaggio dopo viaggio ho creato e migliorato un metodo semplice per pianificare ordinatamente e personalizzare i miei viaggi meglio di qualsiasi agenzia di viaggi… e funziona benissimo!

Oggi in meno di un’ora posso fare un preventivo accurato per qualsiasi tipo di viaggio, ovunque!

Con questo metodo, ho pianificato viaggi, fughe e vacanze negli ultimi 10 anni in tutto il mondo (Europa, America Latina, Asia, Africa, Oceania…), da solo e con altri (famiglia, amici, fidanzata, ecc.), con budget più o meno alti.

Oggi ho deciso di condividere con voi il mio segreto di budgeting, così anche voi sarete in grado di fare lo stesso e ottenere un preventivo affidabile per i vostri futuri viaggi con largo anticipo.

Con questo metodo, sarete in grado di sapere esattamente quanto vi costerà un viaggio (volo, alloggio, trasporto, cibo/bevande, attrazioni, visti, extra… tutto incluso!), il che può essere estremamente utile al momento di valutare le alternative.

Il metodo è facile e gratuito (devi solo metterci un po’ di impegno!). Tutto ciò di cui avete bisogno è Microsoft Excel (o qualsiasi altro programma che funzioni in modo simile) e una connessione internet.

Opzionale (ma altamente consigliato!), è quello di tenere d’occhio il mio articolo15 App essenziali per viaggiare in modo intelligente. dove vi mostro tutte le app/siti web che uso per pianificare i miei viaggi e risparmiare molti soldi.

Se li avete, siamo pronti a partire.

 

Cominciamo!

Questa guida ha lo scopo di insegnarti a calcolare da solo il costo di qualsiasi viaggio che stai pianificando in modo rapido e semplice; tieni traccia dei tuoi programmi ed evita il rischio di dimenticare qualsiasi costo importante.

Per motivi di chiarezza, ho diviso le istruzioni in 10 passi facili da seguire; leggili attentamente e in poco tempo sarai un esperto pianificatore di viaggi 😉 In molti punti, ho incluso l’icona delle app che possono aiutarti a fare il budget in quello specifico punto

Se hai delle domande, puoi contattarmi nei commenti qui sotto e sarò lieto di chiarire qualsiasi dubbio o problema che potresti incontrare. Buona Lettura!

1. Scaricare e familiarizzare

con il modello di bilancio

La prima cosa che dovrai fare per iniziare è scaricare il modello di budget di viaggio che ho preparato per te.

SCARICA IL LINK QUI

Il file è in formato .xlsx, quindi sarai in grado di aprirlo con Excel o qualsiasi altro programma simile.

Una volta scaricato, aprite il file e noterete una grande tabella con 3 tabelle più piccole ai lati.

Per ora, l’unica cosa che dovresti tenere a mente è che le Celle Verdi sono le uniche che dovresti toccare e compilare mentre fai la tua ricerca.

Puoi modificare leggermente le White Cells se questo può aiutarti a capire meglio quello che stai facendo, ma non cambiare il loro significato. Assolutamente non toccate Red Cells, contengono formule e lavorano in automatico mentre compilate il resto.

Nei prossimi passi, passeremo attraverso l’intera tabella e vi spiegherò come riempire ogni singola colonna.

2. Scegliere una destinazione

e date ipotetiche

Cominciamo con calma! Ogni viaggio ha bisogno di un nome (sì, così poetico!): cambia il titolo in cima al foglio di calcolo con quello che ti piace (meglio se legato alla destinazione che stai cercando).

Una volta fatto, dovrai pensare alle date in cui vorresti (o stai pensando) di viaggiare e inserirle nella nostra tabella principale:

• Giorno: questo è un colore che non dovreste toccare, è lì solo per facilitare il conteggio della lunghezza dei vostri viaggi

• Data: questo è un colore verde, quindi dovrete riempirlo. Scrivi le date in cui hai intenzione di viaggiare, partendo dall’alto. Lascia in bianco le celle che non ti servono.

 

3. Studiare il prezzo per arrivarci

Come spesso accade, il trasferimento in un luogo è una delle più grandi ammaccature nel vostro budget; la prima cosa da controllare prima di immergersi profondamente nella pianificazione di qualsiasi vacanza, viaggio o viaggio, è il prezzo per arrivarci!

Se hai intenzione di volare, ti suggerirei di dare un’occhiata a Skyscanner per le tue date (o anche intorno ad esse se sei flessibile).

Rome2Rio è un eccellente sito web per trovare i prezzi di tutti i tipi di trasporto (autobus, treno, taxi, auto, ecc.).

Con Maps.me puoi calcolare il percorso migliore se hai intenzione di guidare da solo, che a sua volta può aiutarti a calcolare il costo del carburante.

L’unica cosa che dovete fare, per ora, è solo sapere quanto vi costerà andare e tornare. Se questo è un importo giusto per voi e all’interno del vostro budget, scrivetelo su carta per ora, ed è il momento di iniziare a immergersi più a fondo nella pianificazione.

NOTA: Se vuoi saperne di più su tutte le app che possono aiutarti a preventivare un viaggio (e risparmiare un sacco di tempo e denaro!), ti consiglio vivamente di leggere il mio articolo 15 App essenziali per viaggiare in modo intelligente.

 

 

4. Tempo di sognare in grande: ricerca e schizzo di tutte le cose

che vorresti fare e vedere!

Ora è il momento di informarsi e sapere quali sono le attività disponibili nella tua destinazione e a quali sei interessato a partecipare: musei, spiagge, parchi, eventi… annota su una lista tutto quello che ti piacerebbe vedere e fare.

Per ora, non preoccupatevi del costo e dei dettagli (ci torneremo più tardi!).

Tripadvisor, Lonely Planet, Lost on the Route, e gli innumerevoli blog su internet vi aiuteranno molto in questa fase! Prova a cercare su Google “Top Activities”, “Best Things to Do”, “Best Museums”, “Must-see Places” (ecc.) per la tua destinazione; leggi alcune recensioni e cerca di capire come preferisci passare i tuoi giorni nella tua destinazione e facendo cosa.

Una volta fatto, andiamo a fare i numeri e cerchiamo di renderlo reale!

 

5. Fai la tua ricerca: Alloggio

Cominciamo con l’alloggio! Quanto mi costerà ogni notte nella mia destinazione? Dato che abbiamo la fortuna di vivere nel futuro, tutte le risposte sono a portata di mano e possiamo scoprirlo in pochi minuti.

A seconda del tipo di alloggio che stai cercando, dai uno sguardo su
Prenotazione
(per gli hotel), Airbnb (per appartamenti/case),
Hostelworld
(per gli ostelli), Hotel Tonight (per le offerte di hotel se dovessi prenotare in viaggio) o Couchsurfing (per l’alloggio gratuito in casa di padroni di casa accoglienti).

Una volta che hai capito bene dove vorresti alloggiare, compila le colonne degli alloggi nel foglio di calcolo:

• Alloggio: Scrivi qui per ogni giorno del tuo viaggio dove hai intenzione di alloggiare in quella particolare notte (puoi scrivere il sito web o anche il nome dell’hotel/residenza/luogo in cui hai intenzione di alloggiare)

• Costo dell’alloggio: Scrivi qui il costo per ogni notte nel rispettivo posto di alloggio. Se stai prendendo una stanza/appartamento con più persone, ricordati di dividere il costo per notte per il numero di persone, per mettere in preventivo solo la tua parte. Esempio: se siete in due e affittate una camera doppia per 50 euro/notte, scrivete 25).

Puoi riempire l’intero foglio di calcolo con la valuta che ti piace, basta sceglierne una e non dimenticare di essere coerente (convertire i prezzi in altre valute nella tua principale prima di inserirli, puoi farlo facilmente usandoConvertitore XE).

 

6. Fate le vostre ricerche: Costi di trasloco

Una volta che sai dove andrai a dormire, dovresti pensare a come muoverti nella zona (o tra le destinazioni).

Per trovare orari, confronti di prezzi, percorsi e raccogliere maggiori informazioni su come muoversi, controlla siti web come Tripadvisor, Pianeta Solitario (e i loro rispettivi forum), Uber, o Rome2Rio… o semplicemente cercate su Google quello che volete sapere (normalmente appare sempre in alto ;).

Una volta che avete fatto il vostro lavoro, riempite le colonne come segue:

• Trasporto: Scrivi semplicemente quale modalità di trasporto hai deciso di utilizzare (e il nome della compagnia se ne hai già scelta una).

• Costo del trasporto: Scrivi il prezzo stimato per la tua dislocazione/spostamento per quel giorno specifico (ricorda che il budget è per una persona, quindi se condividi un veicolo -es. auto- allora ricorda di dividere il costo totale per il numero di persone). Il giorno 1, non dimenticare di aggiungere anche il costo per raggiungere la tua destinazione!

NOTA: se viaggiate di notte e dormite sul vostro veicolo (aereo, autobus, treno notturno, ecc.), l’alloggio sarà zero per quel giorno (utile pensarci per risparmiare soldi e tempo prezioso nei lunghi viaggi su strada).

 

7. Fai la tua ricerca: Costi e dettagli delle attrazioni

Hai le spese per raggiungere la tua destinazione, l’alloggio e gli spostamenti: ora è il momento di riempire il tuo dolce tempo con ciò che ami fare e creare un piano giornaliero di orientamento.

Questo è estremamente importante non solo per pensare al budget ma anche per ottimizzare la vostra allocazione del tempo, vedere cosa potete combinare in quali giorni e cosa forse non può rientrare nel vostro programma.

Controlla gli orari di apertura delle attrazioni, le tariffe d’ingresso, le distanze per raggiungerle, i consigli su come e quando visitarle… tutto ciò che ti può essere utile! Fare una buona ricerca prima del tuo viaggio ti assicurerà che non ti perderai cose che non sapevi e non ti morderai le mani dopo.

Una volta effettuate le ricerche, di nuovo, compilate la tabella come segue:

• Pianificare la giornata: Qui dovresti scrivere tutte le cose da fare in quel giorno specifico (tutto è flessibile e puoi sempre cambiarlo in qualsiasi momento, ma cerca di farti un’idea) se hai ricercato orari (di trasporto, check-in, attrazioni, ecc.) scrivili anche qui; questa colonna sarà la tua guida principale

• Costo delle attività: Scrivete qui i costi che avete ricercato per le attività che intendete fare (tasse per i musei, tasse per i templi, attrezzature sportive, biglietti per i parchi, biglietti per gli eventi, etc.) per ogni giorno della vostra vacanza/viaggio.

 

8.Fai la tua ricerca: Costi del pranzo

Quasi tutti i posti offrono una varietà di cibo e di prezzi. In questa fase, dovrai cercare di stimare un costo medio giornaliero per i tuoi pasti.

Considera se hai alcuni pasti inclusi nel tuo alloggio (es. colazione, all-inclusive, o mezza pensione) o con il tuo trasporto (normalmente sui voli/bus a lungo raggio).

Poi controllate sui forum (es. Tripadvisor, Lonely Planet, Lost on The Routes Guides, Google…) e suNumbeoper farsi un’idea dei prezzi dei pasti e stimare i loro costi. Completa la colonna come segue:

• Costo medio dei pasti: stima un costo medio per i tuoi pasti e riempi la colonna (se non sei sicuro, ti consiglio di inserire la fascia superiore della tua fascia di prezzo; se poi spenderai meno, meglio per te!)

 

9. Pensa ai costi fissi che dovrai sostenere

Per ultimo, ma non meno importante, arriviamo ai costi fissi; in altre parole, quei costi che non rientrano in nessuna delle categorie precedenti, spesso da pagare in anticipo, e che sono necessari (o fortemente consigliati) per raggiungere e godere appieno della vostra destinazione.

In questa fase, fate un brainstorming e cercate di pensare a tutti i costi nascosti che a volte possono essere trascurati; poi riempite la piccola tabella sul lato destro del foglio di calcolo come segue:

• Costi fissi: Compila i costi per la Visa (puoi controllare se ne hai bisogno qui Project Visa), assicurazione (se ne avrai una), tasse (se applicabile), costo dell’attrezzatura che dovrai acquistare in anticipo (se la noleggi, allora è già nel costo delle attrazioni) e qualsiasi altra cosa extra che ti viene in mente.

 

10. Controllare il costo totale complessivo

e rivedere il tuo piano

Una volta che hai completato correttamente tutti i passi precedenti, la tabella rossa sul lato destro del foglio di calcolo si riempirà automaticamente e vedrai un riassunto di tutte le categorie di spesa e anche il totale: il budget finale del tuo viaggio.

Ora hai trovato la risposta alla domanda “Quanto mi costerebbe un viaggio a XXX? Se ti piace, sei pronto per prenotare e fare i bagagli. Se pensi che sia troppo, puoi sempre tornare indietro e provare a modificare il tuo piano (e i costi!).

Il vantaggio di usare questo modello Excel è che avrete tutti i vostri costi davanti agli occhi su un solo foglio e pianificando giorno per giorno, potrete facilmente progettare e riprogettare il vostro viaggio mantenendo il budget e il programma sotto controllo.

Pianificare un viaggio per bene richiede tempo e dedizione; se vuoi sapere quanto ti costerà, devi lavorare per questo. Questa è l’arte dell’auto-pianificazione!

Con l’esperienza, in una-due ore dovresti essere in grado di riempire un’intera tabella; farne più di una ti aiuta a confrontare le alternative e può anche aiutarti a convincere altre persone del tuo piano, se lo desideri.

Ho lasciato il file di proposito senza protezioni per permettervi di modificarlo e metterlo a punto secondo le vostre esigenze, spero davvero che vi faciliti la vita nella pianificazione dei vostri prossimi viaggi 😉

Conclusione

Hai trovato utile questo articolo? Avete altre domande su qualche punto? Hai riscontrato problemi nell’utilizzo del mio Trip Budgeting Template o hai suggerimenti per migliorarlo ancora di più? Fammi sapere nei commenti qui sotto, sarei felice di sentire la tua opinione al riguardo!

Grazie per la lettura 🙂 🙂