“Non c’è niente di più sorprendente

e terribilmente complicato che regalare un Viaggio a sorpresa!”.

Regalare un viaggio a qualcuno di speciale è sicuramente uno dei regali più significativi e creativi che puoi fare a quella persona. Le cose si consumano, si rompono e si dimenticano mentre i ricordi e gli apprendimenti che un viaggio può dare invece, sono inestimabili e possono durare tutta la vita.

Farlo bene, però, non è facile come bere un bicchiere d’acqua: a dire la verità, è tutto il contrario! Un viaggio è un regalo speciale e intimo che richiede tempo per prepararlo, una buona cura dei dettagli e, naturalmente, una quantità più o meno grande di buoni soldi da spendere.

Date, documenti, alloggio, costi, trasporto, attività…Da un lato, occuparsi e pianificare tutti i dettagli può essere caotico e tranquillo se non viene fatto con ordine. D’altra parte, i piccoli errori indesiderati dovrebbero essere tenuti al minimo, perché hanno il potenziale di rovinare una sorpresa altrimenti grande.

Detto questo, non scoraggiatevi! Con il giusto sforzo e un’attenta attenzione, colpirai il bersaglio al 100% e farai tremare di stupore e gioia quella persona speciale! Non si può sbagliare con un viaggio ben pianificato! 😉

In questa guida, troverai tutte le informazioni necessarie per preparare il perfetto viaggio a sorpresa per qualcuno di importante, occupandoti di tutti i dettagli, evitando le insidie più comuni e, soprattutto, assicurandoti di non rovinare tutto! Divertitevi 🙂

Cominciamo!

1. Stabilisci il tuo budget

Prima di tutto: i soldi.

Come succede con la maggior parte dei regali, anche viaggiare richiede un po’ di soldi (purtroppo… la dura realtà della vita!).

Prima di iniziare a pianificare la destinazione, la durata del soggiorno, il trasporto, l’alloggio e tutto il resto, è essenziale stabilire il budget approssimativo che sei disposto a spendere per il viaggio a sorpresa.

Ecco alcune linee guida di bilancio che dovreste seguire:

• Non andare oltre le tue possibilità! Non cercate di impressionare andando oltre quello che potete permettervi normalmente. Se stai facendo un regalo a qualcuno di speciale che si preoccupa per te, apprezzerà di più lo sforzo e il sentimento che hai messo nel preparare il loro regalo piuttosto che quanto l’hai pagato! Inoltre, non vuoi creare un’immagine distorta di te stesso che può portare ad aspettative eccessive.

• Impostare il budget massimo fin dall’inizio. Non è scolpito nella pietra, ma avere un range per il budget massimo che siete disposti a spendere vi aiuterà a smistare le opzioni nelle fasi successive della pianificazione e a scartare ciò che non si adatta. Se alla fine, spenderai meno (come vedrai ci sono innumerevoli (MIGLIAIA!) sorprendenti opzioni di costo), buon per te! Importante è non fare le cose eccessivamente esagerate;)

• Considera se andrai tu o se la persona andrà da sola. Se stai regalando un viaggio a sorpresa a qualcuno di speciale (es. mamma/papà, marito/moglie, bf/gf ecc.) forse lo stai progettando come un’occasione per passare del tempo di qualità insieme a te. Se questo è il caso (come la maggior parte delle volte), considera che il budget dovrà coprire le spese per due!

2. Scegliere la destinazione giusta!

Scegliere la destinazione giusta è fondamentale per fare una sorpresa memorabile.

Al giorno d’oggi, grazie a internet, le possibilità disponibili a portata di mano sono quasi infinite ed è facile essere sopraffatti da tutte le offerte di viaggio, last minute, pacchetti, sconti e così via.

Per ora, concentriamoci e pensiamo solo a DOVE la nostra persona speciale vorrebbe andare; i dettagli li risolveremo dopo.

Ecco alcune linee guida su come scegliere la destinazione perfetta per la sorpresa:

• Scoprire le preferenze della persona! Se stai pensando di regalare a lei/lui un viaggio a sorpresa, probabilmente conosci questa persona già abbastanza bene da sapere cosa le piace o ha sempre voluto vedere. Cercate di ricordare se avete mai parlato di viaggi (spero che l’abbiate fatto!), analizzate le passioni di quella persona e cercate di collegarle a qualche posto dove non è mai stata prima.

• Chiedete a loro! Sottilmente! Mentre state avendo una normale conversazione, potreste semplicemente chiedere a questa persona dove vorrebbe andare e vedere se ne ha la possibilità. Fatta bene, è una domanda innocente per conoscere meglio una persona e non dovrebbe rivelare nessuno dei tuoi diabolici piani top-secret (muhaha!) 😉

• Considera le destinazioni che si adattano al tuo budget. Siate realistici. A seconda del vostro budget ci sono opzioni che vale la pena considerare e opzioni fuori portata. Se stai pensando di prendere un volo, ora è il momento di controllare Skyscanner per avere un’idea della gamma di prezzi dei biglietti e vedere se il viaggio è fattibile.

• Tenete conto della lunghezza del viaggio. Stare meno giorni potrebbe portarti più lontano e permetterti di stanziare una spesa maggiore al giorno invece di dover spalmare il budget su un tempo più lungo. In definitiva, si tratta di decidere il tipo di vacanza che si vuole regalare: un lungo soggiorno rilassante, una breve fuga eccitante, o qualsiasi cosa nel mezzo.

• Ricordate che il regalo NON è per voi! Può anche essere per te se sei in compagnia, ma quando si sceglie la destinazione giusta bisogna tenere in mente prima l’altra persona: i suoi desideri, le sue preferenze. Se troverete una destinazione che entrambi adorate assolutamente, bingo! Tuttavia, ricordatevi che state facendo un regalo per lei/lui prima di tutto.

• Assicurati che sia un buon momento per visitare la tua destinazione. Se stai pianificando un viaggio per vedere i sakura in fiore in Giappone, devi andare in aprile. Allo stesso modo, se non vuoi morire di freddo, probabilmente dovresti evitare la Siberia a gennaio. Se stai pianificando il viaggio per un mese specifico o un motivo specifico, controlla cosa è meglio visitare in quel particolare periodo. Ricordate che le stagioni sono invertite nell’emisfero nord e sud!

3. Essere sicuri che la persona avrà il tempo di andare

Quando avrai (più o meno) un’idea su DOVE vorresti portare quella persona speciale, è il momento di scoprire QUANDO!

Sicuramente avete in mente un periodo ideale, ma la persona speciale sarà in grado di viaggiare in quelle date? Ha già altri eventi o appuntamenti in programma per quei giorni? Sarà in grado di cambiarli?

Il peggio che potrebbe accadere è pianificare in lungo e in largo il viaggio e la sorpresa e poi doverlo annullare perché quella persona è prenotata e non può andare (e il peggio del peggio per la vostra relazione sarebbe che voi andaste da soli nel viaggio a sorpresa che avete “regalato” senza lei/lui! xD).

Siccome non vogliamo che questo accada, assicurati di seguire i prossimi consigli per scegliere le date giuste 😉

• Indaga con le persone vicine a lui/lei. Amici, familiari, colleghi di lavoro. Chiedi alle persone che la conoscono meglio e che potrebbero avere più informazioni sulla sua agenda, gli appuntamenti in programma e i piani.

• Chiedete a loro! Sottilmente! (parte 2 ;)) Come curiosità, si può sempre chiedere direttamente alla persona di destinazione. Chiedete loro quando avranno del tempo libero, se possono scegliere di spostare i giorni di lavoro se hanno altri piani durante certe date. Tira fuori il tuo lato furtivo e ottieni tutte le informazioni di cui hai bisogno, l’importante è essere sottili!

• Sii paziente. Sii sicuro. A volte l’impulso di prenotare un buon affare può portarti a prendere decisioni irrazionali e affrettate. Respira e sii paziente. Se hai intenzione di prenotare qualcosa, hai bisogno di avere il 100% di certezza che la tua persona speciale sarà libera e in grado di andare; se non ce l’hai indaga di più!

• Se non sei sicuro delle date, lasciale aperte. Se la persona non è sicura di quando avrà del tempo libero e non c’è modo di saperlo con certezza, la cosa migliore è lasciare le date aperte. Fai un budget del viaggio, fai una buona stima dei tuoi costi, aggiungi un 10% in più di margine di sicurezza e sarai pronto a rivelare la sorpresa. In questo modo, puoi sempre fissare le date più tardi, quando è più conveniente per la tua persona speciale.

4. Pensare a 360° su tutti i costi!

Una volta che avete un budget massimo, una destinazione e delle date fisse, è finalmente il momento di fare il lavoro sporco e di essere creativi! A questo punto, dovrete iniziare a pensare a tutti i costi prevedibili che dovrete affrontare e a come affrontarli. Per farlo, fate quanto segue:

• Calcolare i costi di viaggio. Controlla i prezzi del volo/bus/treno per le tue date (o se sei flessibile anche per i giorni prima e dopo) e fai una stima accurata. Avrete bisogno di taxi per spostarvi dagli aeroporti o dalle stazioni degli autobus? Ci sono navette o treni disponibili? Quali sono i costi? Aggiungete tutto nelle spese di viaggio!

• Calcolare il trasporto intorno. indagare su quali sono le opzioni per spostarsi una volta a destinazione e preventivare un costo ragionevole su ciò che si intende fare lì. Le attrazioni sono raggiungibili a piedi? La tua persona speciale è abbastanza in forma per farcela o ha bisogno di aiuto? Avrà bisogno di un altro mezzo di trasporto? Quali sono le sue opzioni? Scrivete tutto!

• Calcolare i costi dell’alloggio. Ostelli, hotel, campeggio, Airbnb… quale sceglierai? A seconda del tipo di vacanza che stai organizzando e dello stile di vacanza che la tua persona speciale preferisce, il costo può variare molto. Non puoi mettere tua madre in un ostello, dopo tutto! Non disperare però, ho scritto questo articolo15 App essenziali per viaggiare in modo intelligenteper aiutarti a risparmiare su tutti gli aspetti del viaggio, dall’alloggio al trasporto, al mangiare e altro ancora;

• Calcolare i costi delle attrazioni. Se il sogno di una vita della tua persona speciale era andare a Disneyland, forse se le regali un viaggio a sorpresa a Parigi dovrai pensare a come portarla lì! Considera il costo delle attività che probabilmente farai una volta o che devi fare una volta a destinazione: quanto costano? Pagherò anche per quelli o dovrà pagare lei/lui? È un importo ragionevole? Questo ci porta ai prossimi due punti.

• Decidete quali costi pagherete. Valutate il vostro budget e considerate ciò che siete disposti o comodi a pagare. Stai regalando un biglietto aereo o un’intera esperienza? Disegnerete il piano del viaggio, lo farete insieme o lo lascerete aperto per l’altra persona? Regalare un viaggio può essere difficile, sii consapevole di ciò che l’altra persona potrebbe ragionevolmente aspettarsi se le regali un viaggio a sorpresa.

• Assicurati di non forzare spese indesiderate sulla tua persona speciale. Pensaci bene: se non paghi la totalità del viaggio, l’altra persona sarà ancora felice del tuo regalo? Dovrà affrontare spese (es. alloggio) che può e vuole permettersi? La sto mettendo in una situazione strana? Se conosci bene la tua persona speciale, non avrai difficoltà a rispondere a queste domande!

• Lasciare un 10% di margine per le spese minori/impreviste. Quando si fa il bilancio di un viaggio, suggerisco sempre di mantenere il margine superiore leggermente allentato. Ci sono sempre piccole spese nascoste nelle crepe (possono essere minuscole tasse, navette, Wi-Fi, tasse turistiche ecc.), a volte sono un po’ più del previsto, il più delle volte meno. Basta tenerli a mente!

• Abbiate un piano di viaggio ben delineato e controllate due volte i costi nascosti. Una volta che hai fatto tutte le tue indagini, è il momento di tirare la somma. Metti tutto insieme e controlla il totale: rientra nel tuo budget iniziale? Se no, puoi modificare alcuni aspetti per renderlo adatto? Il budget e la pianificazione sono processi ripetitivi; prenditi il tuo tempo e ne uscirai vittorioso con il viaggio perfetto in mano 😉

5. Assicurati che il tuo Regalo sia appropriato,

e lo accetteranno

Ora che sai dove, quando e quanto ti costerà il tuo viaggio a sorpresa, sei quasi pronto per prenotare!

Prima però, guarda tutto quello che hai preparato, guarda il tuo rapporto con quella persona speciale che stai pensando di sorprendere, e chiediti: tutto questo è appropriato? Domanda semplice, risposta semplice. La cosa peggiore sarebbe che quella persona speciale non si sentisse a suo agio nell’accettare un tale regalo da voi e lo rifiutasse.

Per essere sicuri che ciò non accada, fate quanto segue:

• Assicuratevi che la vostra relazione renda un viaggio un regalo appropriato. Se stai regalando un viaggio al tuo capo che lavora, a un partner che hai incontrato solo poche volte prima, o a qualcuno che non conosci troppo bene, potrebbe rifiutare il tuo regalo perché potrebbe essere troppo strano, troppo, troppo presto, o qualsiasi cosa nel mezzo. Un viaggio è qualcosa di prezioso e potenzialmente intimo; è un regalo che dovresti fare solo alle persone più vicine che conosci meglio.

• Assicuratevi che il regalo non sia eccessivo. Anche per le buone relazioni, c’è un limite a quanto si dovrebbe spendere, non andare oltre! Non vuoi sentire quel lusinghiero “non dovevi!” trasformarsi in un serio “non devi!” o “non possiamo”. Spendere in modo ragionevole! Ancora una volta, ricordate: il miglior regalo riguarda principalmente il vostro sforzo e amore nel prepararlo e il tempo effettivo che passerete insieme condividendolo; non quanto spendete per esso!

Se sei sicuro di quanto sopra, andiamo avanti e occupiamoci di tutti i dettagli pratici.

6. Ottenere i documenti necessari,

e prenotare il viaggio

Abbiamo pianificato tutto e siamo sicuri che sarà un viaggio a sorpresa incredibile e memorabile. Ora non resta che prenotarlo!

Per farlo, seguite queste linee guida:

• Ottieni i documenti di cui hai bisogno. Prepara tutti i documenti di cui la tua persona speciale avrà bisogno per viaggiare. Potresti aver bisogno della sua carta d’identità, passaporto o patente di guida per la prenotazione, puoi mettere le mani su quelli in modo subdolo? (o semplicemente fare una foto?). Ce l’ha già o dovrà farne richiesta? I documenti sono di fondamentale importanza per i viaggi, curate molto i dettagli!

• Controlla due volte le date di scadenza. Se i documenti essenziali dell’altra persona hanno date di scadenza lontane e oltre il vostro viaggio previsto, allora tutto bene per voi. In caso contrario, potresti aver bisogno di parlare con lui/lei per ottenerne di nuovi e forse rivelare la tua sorpresa in anticipo per dargli/le il tempo necessario per preparare tutto per il viaggio.

• Controlla i visti. Ne hai bisogno? Puoi ottenerli prima da solo o hai bisogno della collaborazione dell’altra persona? Alcuni posti sono più difficili da ottenere di altri, assicurati di controllare quale visto ti serve (se esiste) e come puoi ottenerlo (all’arrivo o devi fare domanda prima).

• Pensate a stipulare un’assicurazione di viaggio. Se la tua destinazione è all’estero (che sia una località esotica, un paese lontano o semplicemente una terra vicina) dovresti assolutamente pensare di stipulare un’assicurazione di viaggio (soprattutto se stai regalando un viaggio a qualcuno!) per coprire eventuali incidenti o spese mediche. Meglio pagare qualche dollaro e sapere che tutto andrà bene piuttosto che rischiare ogni volta!

• Prenota tutto come previsto. Avete i documenti, avete il piano, facciamolo: Book book book baby! ;D Questa è la parte più adrenalinica di tutto il processo di sorpresa: lo stai facendo davvero!

• Mantenere i buoni e le copie di prenotazione diligentemente ordinati. Dato che probabilmente riceverai tutti i biglietti/voucher nella tua email (se deve essere una sorpresa, assicurati di non usare mai l’email dell’altra persona!), cerca di mantenere l’ordine di tutto, così quando dovrai dare all’altra persona i suoi documenti di viaggio sarà facile trovarli tutti e fare un pacchetto completo.

7. Se non sei sicuro dei dettagli,

Lasciare spazio alla libertà

Ti stai chiedendo cosa preferirebbe fare la tua persona speciale una volta raggiunta la destinazione? Preferisce le attrazioni culturali o le attività di svago? Prendere il sole o fare escursioni? Disneyland o Louvre? Se non sei sicuro, lascia i piccoli dettagli per dopo:

• Lascia abbastanza spazio all’altra persona per abbozzare il suo piano giornaliero. Ognuno ha ovviamente preferenze diverse quando visita un luogo. Poiché i tour, i musei e tutte le visite giornaliere possono essere normalmente prenotati solo un giorno prima (se non il giorno stesso!), non prenotate ancora! Lascia all’altra persona la possibilità di personalizzare il suo viaggio a sorpresa secondo i suoi gusti!

• Ricercate le opzioni disponibili e datele una lista dettagliata. Più la destinazione è inaspettata e sorprendente, più alta è la probabilità che l’altra persona non sappia delle attività disponibili in loco. Dare loro una lista di opzioni disponibili è un’opzione gentile e premurosa che mostrerà loro che hai messo totale cura per pianificare il viaggio per loro e fornire loro la possibilità di personalizzarlo a loro piacimento.

8. Ricontrolla tutto l’itinerario,

Connessioni e documenti richiesti

Tutto dovrebbe essere corretto fino a questo punto. Ma comunque, per evitare di fare la figura degli idioti distratti, è meglio ricontrollare meticolosamente tutti i nostri piani e prenotazioni. Meglio trovare gli errori da soli piuttosto che avere l’altra persona che ce li fa notare.

• Controlla tutte le prenotazioni, le date e gli orari. Mi è successo (due volte -.-‘) di prenotare un biglietto d’aereo o d’autobus per il mese sbagliato. Soprattutto per i viaggi lunghi che coinvolgono diverse prenotazioni di alloggio e trasporto, a volte succedono degli errori. Quando ci si auto-prenota su internet, le pagine possono aggiornarsi e alcune opzioni possono essere difficili da notare: un doppio controllo non è mai una cattiva idea!

• Controllare la franchigia del bagaglio. Quanti chili sono inclusi in ogni biglietto? È sufficiente? Sappiate che la franchigia extra può essere normalmente aggiunta fino a poche ore prima del volo/viaggio in autobus, quindi non stressatevi troppo per questo; siate solo sicuri di ciò che avete già prenotato.

• Controlla i documenti. Passaporti, assicurazioni, visti, date di scadenza, assicurati che tutto sia a posto. Ci vogliono pochi minuti per controllare, ma meglio prevenire che curare.

9. Pensare al momento giusto

per rivelare il tuo Dono

Rallegratevi! La parte più difficile è dietro.

Ora devi solo considerare qual è il momento più ideale per rivelare il tuo regalo a sorpresa e massimizzare l’effetto Wow!

Per farlo, tenete a mente:

• Più si avvicina la data, più alta è l’adrenalina. Questa è la regola generale! Non c’è niente di meglio di annunciare: “preparatevi, che tra 3 ore si vola a Tokyo! Naturalmente, più ci si avvicina alla partenza, più il piano deve essere dettagliato e preciso.

• Lasciate abbastanza tempo per fare i bagagli, se necessario. Se non puoi fare le valigie per l’altra persona o non sei sicuro di quello che lui/lei vorrebbe/avrebbe bisogno di portare; rivela la tua sorpresa prima della data effettiva della partenza (2-3 giorni prima dovrebbe essere sufficiente). La sorpresa sarà ancora incredibilmente grande e lasciare un po’ di tranquillità e tempo per prepararsi per l’altra persona la renderà ancora più piacevole.

• Lascia abbastanza tempo a quella persona per organizzarsi, se non lo fa. Pensate a organizzare il lavoro, a chiedere ferie, ad aggiornare i documenti, a cambiare gli appuntamenti… non tutti sono liberi di partire con il vento in poppa! Considera il contesto della tua persona speciale e cerca di valutare un lasso di tempo ragionevole per quando rivelare la tua sorpresa.

• Pensate a rivelare il viaggio ma mantenendo la destinazione come una sorpresa. Questo è un buon compromesso se hai bisogno che la tua persona speciale si prepari in anticipo, ma vuoi comunque far crescere il suo senso di anticipazione e adrenalina senza rovinare la sorpresa completa.

10. Incarta il regalo

e rivela la grande sorpresa!

Hai fatto tutto: ora è il momento della ciliegina!

Ricevere un viaggio come regalo è il più delle volte estremamente inaspettato; allora perché non trasformare la già enorme sorpresa in un’esperienza davvero sbalorditiva che riempirà la persona fortunata di eccitazione e la farà tremare di gioia?

La domanda è: come si impacchetta un viaggio? Come si può avvolgere originariamente qualcosa di così immateriale? Qualcosa di così meraviglioso ma che non c’è ancora? Come rivelarlo all’altra persona per lasciarla senza parole? O è meglio lasciare che lo scoprano? E se sì, come?

Queste sono tutte le domande che ho dovuto affrontare una volta quando stavo progettando di regalare alla mia ragazza una Paris Getaway come regalo di compleanno. Ammetto che ho impiegato un bel po’ di tempo per pensare a tutte le opzioni e anche di più, perché volevo veramente renderlo speciale.

Dopo un paio di giorni, mi è venuto in mente 10 modi creativi per incartare e regalare un viaggio a sorpresadove passo in rassegna tutte le mie idee e lotto per trovare il modo perfetto per rivelare la mia sorpresa. Se anche tu stai cercando un modo originale, romantico o divertente per svelare il tuo regalo a sorpresa, sono sicura che amerai il mio articolo e troverai tutta l’ispirazione che ti serve 🙂

Grazie per la lettura 🙂 Se hai altri consigli, idee e suggerimenti, lasciami un commento qui sotto! Mi piace sentire nuove prospettive! 😀